Я пытаюсь выяснить, в чем точная разница между системой управления документами и системой управления архивами? Например, в чем разница между Alfresco и Archivesspace (http://www.archivesspace.org/)?
Может ли Alfresco функционировать как инструмент управления архивами? Какая разница между двумя? Я читал, что в Alfresco есть модуль управления записями, это то, что подразумевается под управлением архивами?
Можно ли использовать Alfresco в качестве системы управления архивами? Да, конечно. Одним из реальных примеров этого является Нью-Йоркский филармонический оркестр. Они оцифровали свои музыкальные партитуры и связанные с ними артефакты, начиная с 1842 года, а затем сделали их доступными онлайн для исследователей. Вот видео об этом.
По своей сути Alfresco — это репозиторий, который позволяет вам захватывать файлы любого типа, защищать эти файлы, направлять эти файлы через рабочие процессы, выполнять поиск по файлам и связывать метаданные с каждым файлом. То, что я только что описал, является тем, что большинство людей считают базовым набором функций, присутствующих в любой достойной системе управления документами.
Теперь, что делает это специфичным для архивных целей? Я не архивариус. Это узкоспециализированная область. Одна вещь, которая отсутствует в моем списке функций выше, — это «захват» или то, как артефакты, которые вы архивируете, попадут в систему. Это зависит от того, что именно вы архивируете. Например, можно использовать сканеры документов или высококачественное фотооборудование. Alfresco не занимается ни тем, ни другим. Вам придется использовать стороннее оборудование и программное обеспечение, а затем интегрировать его, хотя существует множество интеграций между Alfresco и сторонними поставщиками захвата.
Так что я бы сказал, да, Alfresco можно использовать для управления архивами. Но, возможно, более важно, чем думать о том, можно ли присвоить какой-либо части программного обеспечения метку, вы должны думать о том, как ваши пользователи будут использовать программное обеспечение и что им нужно для выполнения. Затем сосредоточьтесь на том, как каждый из пакетов, которые вы оцениваете, можно использовать для достижения этих целей, чтобы попытаться выяснить, подходит ли каждый пакет.
Разница в том, что ArchivesSpace — это «система управления архивной информацией», тогда как Alfresco — это полноценная «система управления контентом», что означает, что она может управлять любым типом контента.
Что такое ArchivesSpace:
Версия 1.0 ArchivesSpace была завершена в августе 2013 года. Она включает базовые функции для доступа, обработки, описания, описания цифровых объектов и рабочих процессов контроля полномочий для архивных материалов, а также для поиска описаний и экспорта объектов метаданных, таких как EAD, MARCXML, MODS, Дублинское ядро, METS и CSV.
http://www.archivesspace.org/developmentplan
Что касается альфрески:
Платформа Alfresco One позволяет организациям полностью управлять любым типом контента, от простых офисных документов до отсканированных изображений, фотографий, инженерных чертежей и даже больших видеофайлов.
В конечном итоге разница сводится не к тому, что он может хранить, а к тому, какую функциональность вы получаете дополнительно. ArchivesSpace кажется простой реализацией системы хранения документов, которая хранит документы в коллекциях с соответствующими метаданными. Alfresco также предлагает рабочие процессы, настраиваемые действия, превью, сайты, вики и т. д.
Если ваш конкретный вариант использования связан конкретно с архивированием документов, и вы хотите что-то, что уже хорошо с этим справляется, тогда используйте ArchivesSpace, если нет, или если вы хотите расширить систему в будущем, тогда Alfresco, скорее всего, будет может сделать больше, но, вероятно, потребуется больше усилий для настройки вашего конкретного варианта использования, поскольку вам придется создать пользовательскую модель контента и тому подобное.
Alfresco Records Management предназначена для управления документами, которые могут иметь некоторое юридическое значение, такими как судебные документы, официальные ответы правительственных ведомств и т. д., поэтому их создание и уничтожение необходимо тщательно контролировать. Насколько я вижу, это не то, что ArchivesSpace может сделать.
(Полное раскрытие: я работаю на партнера Alfresco)
