Несмотря на то, что предприятия обладают обширными знаниями о необходимых процессах, они часто не имеют ни малейшего представления о структуре и целостности этих процессов. Эта ситуация приводит к тому, что компании делают неоптимальный выбор в области улучшения и автоматизации процессов.

Чтобы предотвратить это, компании внедряют обнаружение процессов, что является важным методом для понимания полной картины процессов и их вариантов.

Обнаружение процессов предоставляет предприятиям точную информацию об эффективности процесса и выполнении соответствующих действий для его продвижения. Существует несколько технологических решений, облегчающих компаниям обнаружение процессов.

Обнаружение процесса — определение

Обнаружение процессов — это набор методов и определенных инструментов, которые помогают определить, отобразить и оценить процессы, управляющие организацией. BPD может проводиться вручную или с помощью автоматизации.

Благодаря обнаружению процессов компании могут лучше понять свои процессы, получить знания о менее знакомых этапах процесса и понять различия процессов. Такие идеи могут помочь вам выявить сложности и определить лучшие аспекты улучшения процесса.

Инструменты обнаружения процессов работают на основе машинного обучения, что помогает им идентифицировать бизнес-процессы, отслеживать и регистрировать отклонения с помощью алгоритмов машинного обучения, а также вносить содержательные предложения по автоматизации.

Эти инструменты также позволяют быстрее и эффективнее разрабатывать рабочие процессы автоматизации, планировать, отображать и реализовывать.

Как обнаружить процессы?

Предприятия получают выгоду от необработанных журналов событий и получают соответствующие данные для реализации своих реальных процессов. С помощью причинно-следственного анализа они могут связывать отдельные события для разработки моделей процессов, учитывающих их отклонения. Обнаружение процесса следует следующим шагам:

1. Извлечь данные

Журналы событий, а также показатели производительности поступают из корпоративных и ведомственных программных систем.

2. Обработка и отображение событий

Собранные данные оцениваются и сопоставляются для каждого случая из журналов событий. На этом этапе становятся очевидными отклонения процесса. Изменения обычно возникают из-за ручных изменений или ошибок в процессе.

3. Объединяйте события для разработки процессов «как есть»

Сгенерированные карты процессов объединяются и визуализируются для наблюдения «кто, что, когда и где» каждого варианта процесса, включая связанные с ним подпроцессы.

Эти шаги изображают пример карт процесса. В практической жизни процессы работают не так, как хотелось бы. После проведения анализа обнаружения бизнес-процессов компании понимают, как работают их процессы «как есть».

Как работает обнаружение бизнес-процессов?

Бизнес-процесс — это набор шагов, выполняемых в ваших повседневных рабочих задачах, которые выполняются для достижения желаемого результата. Обнаружение бизнес-процессов может оптимизировать различные процессы в различных отраслях и секторах, таких как управление персоналом, страхование, кредитные компании и т. д.

Неэффективность, такая как плохое обслуживание и снижение удовлетворенности клиентов, избыточные расходы и резкое падение морального духа сотрудников, напрямую связаны с плохой координацией, измерением и регулированием рутинных задач. Все эти факторы составляют бизнес-процессы.

Например, управление бизнес-процессами может оказать существенное влияние на прибыль и прибыль страховых компаний.

BPM может совершить такой скачок, способствуя прозрачности андеррайтинга и администрирования политики. Это помогает эффективно согласовать андеррайтинг с целями фирмы, способствуя быстрому принятию решений.

Вот как работает обнаружение бизнес-процессов и оптимизирует рутинные задачи для большей эффективности.

  • BPM обеспечивает принятие решений на основе правил и поддерживает согласованность показателей производительности.
  • BPM упрощает сквозную обработку, что ускоряет финансовые транзакции.
  • Устанавливая оптимизированный рабочий процесс, BPM повышает удобство работы бизнес-пользователей, что приводит к повышению производительности и удовлетворенности сотрудников работой.
  • Помимо регулирования повседневных задач на рабочем месте, BPM также улучшает соблюдение правил.
  • Обнаружение процессов также помогает создавать настраиваемые системы андеррайтинга для снижения расходов на техническое обслуживание и поддержку.
  • BPM также способствует способности фирмы устанавливать политики, что приводит к улучшению качества обслуживания клиентов и агентов.

Преимущества автоматизированного обнаружения процессов

Automated Business Process Discovery (ABPD) — это полностью механизированный бизнес-процесс. Данные, собранные в ходе аудита, сортируются и анализируются для определения моделей процессов.

Процесс ABPD дает компаниям рациональное представление об их эффективности в различных возможных ситуациях путем тщательного изучения существующих данных.

Автоматизация, интегрированная в обнаружение процессов, помогает собирать неструктурированные данные и получать информацию от приложений, используемых в бизнес-процессах, включая журналы событий, журналы аудита, базы данных и транзакции.

Процесс ABPD также включает использование этих данных для описания шаблонов и разработки определений и моделей процессов. Исчерпывающий анализ возможен, поскольку объем собранных и изученных данных огромен. Это также помогает определить основные причины проблем, отклонений от процессов и событий распределения процессов.

Automated Process Discovery позволяет собирать, усваивать и оценивать данные процессов, чтобы преобразовать ваши рутинные действия по обработке данных в полезные бизнес-операции. Вот некоторые преимущества, которые дает обнаружение процессов в различных областях:

1. Снижение затрат

Обнаружив фактические процессы, предприятия могут сократить варианты и предотвратить ошибки, которые влекут за собой избыточные расходы. Обнаружение процессов также позволяет организациям определять наилучшие процессы для автоматизации, помогая снизить затраты на выполнение рутинных задач.

Например, поставщик интеллектуального анализа процессов сообщает, что финская компания Vaisala использовала инструмент интеллектуального анализа процессов для выявления отклонений в своих операционных процессах, включая продажи, техническую поддержку, а также ремонт.

По мере того, как компания лучше понимала свои операции, они улучшили свои процессы ремонта примерно на 59% в зависимости от продукта и сообщили о значительном сокращении операционных расходов.

2. Улучшенное соответствие

Хотя аудит — это трудоемкий процесс, обнаружение процессов может сократить эти процессы, представив все варианты процессов. Кроме того, предприятия могут обнаруживать несоответствующие требованиям отклонения и быстро принимать меры против таких сдерживающих факторов.

Компании в среднем наблюдают повышение 38% соответствия после внедрения автоматизации.

3. Лучшее качество и производительность

ИТ-отделы тратят 30% своего времени (Automation Anywhere) на выполнение базовых низкоуровневых задач, которые можно легко решить с помощью автоматизации.

Обнаружение процессов автоматически идентифицирует, оценивает и выделяет задачи и приоритеты для автоматизируемых процессов. Этот жест обеспечивает большую точность и лучшее понимание, что обеспечивает обновление рабочих процессов процессов и ускоренную оптимизацию процессов без каких-либо предположений или человеческих предубеждений.

4. Большая видимость

Обнаружение процессов обеспечивает видимость прав собственности на отдельные и общие этапы процессов в компании. Предприятия могут легко устанавливать новые маршруты и будущие возможности автоматизации с помощью картирования.

5. Повышенная масштабируемость

Благодаря информации, полученной в результате обнаружения процессов, организации могут принимать мудрые решения, например, какие процессы автоматизировать дальше, тем самым повышая масштабируемость процессов.

Реализация RPA включает анализ данных, но требует значительного времени, если выполняется вручную. Согласно Automation Everywhere, типичный процесс, основанный на правилах, на 70-80% поддается автоматизации, что делает необходимость ручного управления задачами устаревшей.

Необходимость обнаружения процессов

Опрос, проведенный Deloitte в 2020 году, показал, что 53% их респондентов начали внедрять роботизированную автоматизацию процессов (RPA) в той или иной форме, и к 2022 году этот процент достигнет 72%.

Обработка документов обнаружения и оценка повторяющихся действий пользователя. Он генерирует роботов RPA для автоматического выполнения этих действий позже, что прокладывает путь к автоматизации процессов.

Масштабируемый процесс в вашем бизнесе упрощается и получает значительный импульс благодаря автоматизации процессов.

Традиционные подходы к ручному документированию отнимали много времени, были неэффективными и требовали финансовых затрат. Обнаружение процессов упрощает это -

  • Это позволяет бизнес-пользователям регистрировать свою деятельность.
  • Аналитики процессов могут собирать и просматривать записи для определения будущих возможностей автоматизации.
  • Менеджеры RPA могут автоматически создавать ботов для доработки и использования информации.

1. Приоритизация возможностей автоматизации

В отчете Automated Everywhere утверждается, что сотрудники тратят 10-25% своего времени на повторяющиеся компьютерные задачи.

Инструменты Automated Process Discovery определяют и расставляют приоритеты возможностей автоматизации и сначала наблюдают за действиями нескольких пользователей. Затем они используют технологию распознавания образов, чтобы выяснить процессы и их повторяющиеся шаги.

Обнаружение процессов позволяет предприятиям сокращать сроки внедрения RPA на целых 80%.

2. Беспрепятственное сотрудничество

Менеджеры, которые выполняют сквозные процессы или контролируют их, могут не иметь подробного представления об общей производительности. Они могут упускать из виду мельчайшие детали, важные для определения возможностей автоматизации.

Разработчики RPA знакомы с технологиями автоматизации, но не умеют анализировать процессы. У аналитиков процессов есть общее представление о расширении информации о процессах, но им не хватает навыков для эффективного применения знаний.

Обнаружение процессов способствует командной работе и позволяет различным группам в компании обмениваться информацией и производить улучшенный продукт.

3. Картирование сложных процессов

Когда происходит сопоставление сложных процессов, система использует инвентарь, а также кто и как регистрируется. Эта критически важная информация определяет технологические потребности компании.

Обнаружение процессов выявляет повторяющиеся проблемы и выделяет конкретные области для улучшения.

Заключительные слова

С повышением стандартов различных компаний и их клиентов стало необходимо иметь хорошо продуманный подход к обнаружению бизнес-процессов.

В то время как BPD обеспечивает целостность в фирме, оцифровка привела к избытку данных, получаемых от пользователей. Этот сценарий привел к необходимости автоматизировать задачи обнаружения процессов вручную.

Компании используют моделирование процессов, репозитории процессов, моделирование процессов, интеграцию рабочих процессов, автоматическую отчетность и другие технологии для оптимизации утомительных и повторяющихся задач, которые более подвержены ошибкам при выполнении вручную.

Это сообщение изначально было опубликовано в Блоге Docsumo.

Docsumo — это платформа интеллектуальной обработки документов (IDP), которая может автоматически собирать, извлекать, проверять и обрабатывать данные из документов любого типа с помощью искусственного интеллекта и машинного обучения. Подробнее о Документы на нашем сайте.